Randy教授的演講--時間管理

看了Randy Pausch的書之後，忍不住上網看看他的其他資訊
結果看到他另一個著名的演講

2007/11月在維吉尼亞大學的「時間管理」

我覺得很值得參考
所以將重點以自己的想法做成心智圖後
撰文如下，給大家(主要是給自己)參考。

時間管理的目的---FUN!!

將時間管理好，我們才能平衡工作和生活
才可以在工作上有成就
才可以花夠多的時間和所愛的人在一起

享受生活的樂趣，而不會一邊有「有什麼該做的事沒做」的罪惡感
而且工作本身也會變得很有樂趣


時間浪費在哪裡？？？

1.找東西
在混亂的桌面東翻西找？
沒有方便的歸檔系統，只好打開一個又一個的抽屜，翻開一本又一本的資料夾？

--整潔桌面、建立自己的歸檔系統
在乾淨的桌面上，一次處理一個文件
一次處理一次e-mail


2.無法專心、沒效率
是什麼事讓你太累，而使得做事效率低、看書上課無法專心？

--時間規劃得好，睡好吃好定時運動，給你健康的人生


3.被打斷
正在如火如荼看書時，被一通電話打斷，花了你5分鐘。
但是要找回原來的fu~，花了你10分鐘

被打斷要花更多的時間才能回復狀態，所以要有效減低被打斷的次數
一般常打斷你的是電話、e-mail、meeting

-電話：一開頭就講目的。站著講才不會講個沒完。11:50打電話，包準對方長話短說
-e-mail：把來信提示音關掉！！
-meeting：練習一分鐘meeting


該如何規劃時間？

1. Plan！！
Failing to plan is planning to fail.

也許有人會認為作計劃很不實際，因為會改來改去。

Randy說：你可以改變計劃，但是前提是你有計劃。

不要因為計劃會變更就不訂計劃了

對每天、每周、每月、每年去做計劃
Randy每天早上首先就是看一天的計劃，知道今天該做些什麼事情
成功就是累積許多做完的小事情

所以要執行計劃需要將它分成很多的小步驟-->TO DO list


2.TO DO LIST
TO DO的關鍵概念就是「把事情分成很多的小步驟去完成它」

另外就是先做最討厭的事，有句話是這樣說的：
「如果你必須吃青蛙，就別花一堆時間瞪著牠；
如果你必須吃三個青蛙，就別從最小的開始。」

至於要如何具體地決定事情的優先順序？
借用柯維的圖表：


將事情分成依重要/不重要、快到期/還早 分成4個區塊

當你作完又重要又快到期的事情
你知道應該要做雖然還早，但是很重要的事情

但是幾乎所有人都是先做「不重要但快到期」的事情

你應該告訴自己：「嘿！既然不重要我幹嘛做它？」

你就可以將時間省下來，去作區塊2：重要而還未到期的事情
這樣子可以在它們變成區塊1 (快到期)之前把它們解決掉
你就可以過著悠閒自在的人生了




分析你如何使用時間

---Time Journal 作時間紀錄

當我們睡前打開日記，回想自己如何使用這一天，通常都想得不太完整。
所以Randy建議每15分鐘紀錄一下自己在作啥
連續紀錄3天到2週

幾乎每個人看著自己的時間紀錄都會非常驚訝：
原來我花了這麼多時間在看電視/上ptt/打電動......

Randy說：「你永遠都花了比你想像中更多的時間」


作了時間紀錄後，就有足夠的data來分析自己使用時間的狀況：

1.作了那些沒必要的事？
2.作了哪些可交給別人作的事？
3.下次做同樣的事 ，如何更有效率？
4.我如何浪費他人的時間

如果懶得作時間紀錄，那就單純紀錄看電視的時間就好了
美國人平均一周花了28小時在看電視

紀錄下來，你會發現「沒時間」真的只是藉口


拖延是時間的小偷

通常我們把事情積到最後才做，會付出更多的代價

所以找出你為何想拖延吧！
為何對這些事情沒有熱情？

是不是因為害怕困窘？
是不是因為害怕失敗？

事情著手下去做了以後，都常都沒有那麼難的。

甚至有些事情只要開口問，就有結果。


時間管理推薦書

1.與成功有約
2.一分鐘經理

其他的建議

1.感謝卡 Thank-You Card
隨時隨地表達你的感謝，就算沒時間也要找出時間寫謝卡

2.遵守承諾
你可以商量更改你的承諾
但不要失約

3.用管理金錢的概念來管理時間


執行要點
Randy總結了以下4點的執行項目

1.買個萬用手冊orPDA
2.將TO DO以優先順序排列
3.作時間紀錄，或者就紀錄看電視的時間
4.30天後回頭看看自己有何改變



Video
http://video.google.com/videoplay?docid=-5784740380335567758

演講全文
http://www.cs.virginia.edu/~robins/Randy/TMenglishTranscript.pdf

演講投影片
http://www.cs.virginia.edu/~robins/Randy/RandyPauschTimeManagement2007.pdf

對Randy演講的心得作的MindMap